Assistant de catégorie. (voir la fiche Catégories).

 

Olivier   wrote:

|| Bonjour,
|| J'ai validé l'assistant de catégorie, mais je me demande s'il
|| fonctionne ! Je m'explique : J'ai créé un répertoire Sharepoint,
|| dans lequel se trouve quelques documents concernant cet application.
|| J'ai attribué à un document une sous catégorie. Le fichier apparaît
|| donc bien dans cette sous catégorie. Par contre, les autres
|| documents eux n'apparaissent pas ! J'ai fais le test avec un
|| répertoire normal et étendue : même constat.
||
|| Une idée ?
||
|| Olivier D.

Bonjour Olivier,

Classement des documents à l'aide de l'Assistant Catégorie :

L'Assistant Catégorie est un outil de classement automatique que vous pouvez
utiliser dans l'espace de travail. Il est accessible via la page Propriétés
du dossier Catégories.

Si vous envisagez d'utiliser des catégories pour un grand nombre de
fichiers, L'Assistant Catégorie peut attribuer des catégories à des
documents existants de manière efficace et les ajouter automatiquement à de
nouveaux documents. Cette fonctionnalité permet de réduire le temps
nécessaire à la définition des catégories par vos utilisateurs.

Pour utiliser l'Assistant Catégorie afin de classer les documents par
catégorie, vous devez exécuter les tâches suivantes :

  a.. Créez les catégories que vous souhaitez utiliser dans l'espace de
travail.

  b.. Classez manuellement au moins 10 documents pour chaque catégorie que
vous souhaitez intégrer à l'Assistant Catégorie. L'Assistant Catégorie
utilise les documents classés manuellement comme exemples ou modèles. Il est
important de classer les documents de la catégorie la plus importante à la
catégorie la moins utilisée, de manière à ce que l'Assistant utilise de bons
exemples.

  c.. Formez l'Assistant Catégorie. Il s'agit de l'étape la plus importante
du classement automatique. L'Assistant Catégorie a besoin d'exemples pour
chaque catégorie. Sans bons exemples pour chaque catégorie, la précision de
l'Assistant Catégorie est limitée.

L'Assistant Catégorie compare les documents de formation auxquels une
catégorie est attribuée aux exemples de formation des autres catégories afin
d'identifier les traits les plus caractéristiques (mots). En fin de compte,
la définition d'une catégorie correspond à la liste de mots qui permet de
mieux distinguer les documents d'une catégorie de ceux des autres
catégories.

Pour classer automatiquement les nouveaux documents, l'Assistant Catégorie
compare la liste de mots de chaque catégorie à celle de chaque nouveau
document rencontré. Un document peut être classé automatiquement dans
plusieurs catégories (ce qui arrive fréquemment).


Tenez compte des points suivants lorsque vous utilisez l'Assistant Catégorie :

  a.. Essayez de fournir autant d'exemples que possible.   Il est préférable
que ces exemples abordent autant de facettes de la catégorie que possible.
Pour une catégorie comprenant un type d'équipement médical utilisé dans des
hôpitaux, vous pouvez sélectionner des études de cas relatives à des
hôpitaux qui utilisent cet équipement, des données commerciales ciblant les
hôpitaux participants et des rapports financiers concernant les prévisions
en terme de parts de marché du secteur.


  b.. Envisagez d'appliquer plusieurs catégories à un document.   Vous
pouvez assigner un document à toute catégorie à laquelle un utilisateur est
susceptible d'accéder. Par exemple, si une personne souhaite rechercher des
informations sur un utilitaire utilisé par un groupe, elle peut effectuer sa
recherche dans une catégorie appelée Outils internes ou une catégorie dont
le nom décrit l'usage de l'outil, tel qu'Archivage.
Les documents risquent ne pas s'afficher immédiatement dans les catégories
qui leur sont attribuées étant donné que celles-ci ne s'appliquent pas tant
que le contenu n'est pas indexé. La longueur du délai dépend de la méthode
d'indexation utilisée et de la quantité de contenu à inclure dans l'index.

Si vous ne voulez pas utiliser les catégories suggérées par l'Assistant
Catégorie pour un document spécifique, vous pouvez procéder à l'aide de
l'onglet Recherche et catégories de la page Propriétés du document.

Important   Il est difficile de revenir à un système de catégorisation
automatique après ne pas avoir tenu compte de l'Assistant Catégorie pour
plusieurs documents. Il est impossible de revenir automatiquement à un
système de catégorisation automatique pour les documents que vous avez
classés manuellement. Si vous avez décidé de passer outre la catégorisation
automatique et que vous changez d'avis, vous devez reconfigurer manuellement
chaque document pour revenir à une catégorisation automatique et attendre
ensuite la prochaine mise à jour de l'index ou lancer une mise à jour
manuelle de ce dernier pour que vos modifications prennent effet.


Pour classer des documents à l'aide de l'Assistant Catégorie

  1.. Dans l'espace de travail, cliquez avec le bouton droit de la souris
sur le dossier Catégories, puis cliquez sur Propriétés.

  2.. Cliquez sur l'onglet Assistant Catégorie.

  3.. Activez la case à cocher Activer l'Assistant Catégorie.
  Lorsque vous activez la case à cocher Activer l'Assistant Catégorie, les
autres commandes de la page sont activées. Les documents classés
automatiquement s'affichent également dans les vues de catégories de
l'espace de travail et du site du tableau de bord. Lorsque vous désactivez
cette case à cocher, les documents classés par l'Assistant Catégorie ne
s'affichent pas dans les vues de catégories.

  4.. Sélectionnez les types de document que vous souhaitez classer.
    a.. Si vous sélectionnez Ne classer que les documents stockés dans cet
espace de travail, vous ne classez pas les documents disponibles via des
sources de contenu.

        b.. Si vous sélectionnez Ne classer que les documents non stockés dans
    cet espace de travail, vous classez uniquement les documents stockés hors de
    l'espace de travail et disponibles via des sources de contenu.

        c.. Si vous sélectionnez Classer tous les documents, vous classez tous
    les documents.


  5.. Dans la section Précision de la page, sélectionnez le degré de
précision du classement.

  6.. Cliquez sur OK.
  Une boîte de dialogue s'affiche, vous demandant si vous souhaitez que
l'assistant reclasse tous les documents.

  7.. Cliquez sur Oui.
Remarque   Les documents sont reclassés lorsque vous mettez à jour l'index.
Si vous choisissez de ne pas reclasser vos documents immédiatement,
SharePoint Portal Server ne les reclasse pas avant la prochaine mise à jour
planifiée de l'index. © 2001 Microsoft Corporation. Tous droits réservés.


EROL
MVP SharePoint Microsoft France.
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Si nous avons chacun un objet et que nous les échangeons, nous avons chacun
un objet.
Si nous avons chacun une idée et que nous les échangeons, nous avons chacun
deux idées.
Proverbe chinois.
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