Digital DB

Microsoft Office 2000 - Utilisation du Digital Dashboard ou tableau de bord interactif

L'objectif du Digital DashBoard est de consolider des informations d'origines diverses : cela peut être des données personnelles, des informations de différents groupes de travail ou encore des renseignements extérieurs à l'entreprise. Il vous permet de bénéficier d'une vue globale des différentes sources de connaissance et d'information de votre entreprise, et ceci directement depuis votre poste de travail Microsoft Windows.

Nous vous proposons, au travers de cet article, d'utiliser un outil particulièrement efficace pour toutes les personnes de l'entreprise désireuses d'accéder facilement aux informations-clés de l'organisation. Il s'agit d'un des éléments majeurs dans la Gestion de la Connaissance, aussi appelé Knowledge Management.

Digital DashBoard est donc un outil s'adaptant parfaitement à vos systèmes existants et reposant sur les applications d'analyse et de travail collaboratif proposés Office 2000 bien sûr, mais également par Exchange Server 5.5 et SQL Server 7.0. Le développement d'un Digital Dashboard peut être mené en interne, directement par des membres de votre service informatique, ou bien peut être sous-traité à une entreprise Partenaire Microsoft fournissant des solutions informatiques.

Présentation du DashBoard de Microsoft SharePoint Portal Server 2001 :

Livre blanc

En bref…

Ce document fournit un aperçu des concepts et fonctionnalités du site du tableau de bord, le composant Web de Microsoft® SharePoint™ Portal Server 2001. Il présente le site DashBoard par défaut et aborde sa personnalisation en fonction des besoins spécifiques de votre organisation. Il présente également un aperçu des composants du site du tableau de bord et décrit les principales tâches de gestion, ainsi que les questions de sécurité associées.

Date de publication : avril 2001

Introduction

Microsoft^® SharePoint™ Portal Server 2001 est une solution de portail souple destinée à faciliter la recherche, le partage et la publication d'informations pour les travailleurs du savoir. Un portail doit être facile à configurer et, pour offrir des avantages optima, être adapté aux besoins spécifiques d'une entreprise. SharePoint Portal Server vous permet de déployer rapidement une solution de portail complète, prête à l'emploi, qui facilite la recherche, la création et le partage de toutes les données essentielles à votre entreprise à partir d'un navigateur Web.

Ce document fournit un aperçu des concepts et fonctionnalités du site du tableau de bord : le composant Web de SharePoint Portal Server. Il présente le site du tableau de bord par défaut et aborde sa personnalisation en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Il fournit également un aperçu des composants du site du tableau de bord et décrit les principales tâches de gestion, ainsi que les questions de sécurité associées.

SharePoint Portal Server fournit un portail Web prêt à l'emploi, riche en fonctionnalités et personnalisable, qui est accessible à partir du site du tableau de bord. Le site du tableau de bord permet aux utilisateurs d'accéder aux informations commerciales essentielles au cœur d'une organisation et intègre les fonctionnalités fondamentales de gestion de documents, notamment l'archivage et l'extraction, les profils de document et la publication de documents à l'aide d'un navigateur Web.

Le site du tableau de bord, qui repose sur la technologie Digital Dashboard, constitue une source individuelle et personnalisable d'accès aux informations provenant de toute une variété de sources de contenu, tout en assurant la sécurité des documents. Étant exclusivement constitué de Composants Web, il peut être facilement personnalisé en fonction de vos besoins professionnels. En utilisant la technologie du tableau de bord Digital Dashboard, vous pouvez également gérer les ressources communes, notamment les contacts, les calendriers et les messages.

Concepts et terminologie de base

Le site du tableau de bord fait partie intégrante de la solution de portail complète offerte par SharePoint Portal Server. Conçu pour sa souplesse d'emploi, il offre une vue préliminaire du portail. SharePoint Portal Server vous permet de créer un portail exploitant les Composants Web et les tableaux de bord Digital Dashboard pour présenter des contenus. Vous pouvez créer vos propres Composants Web ou avoir recours à ceux d'un fournisseur tiers.

Web Storage System. Services intégrés destinés à la création d'applications de collaboration sur le Web.

Outils standard. Développez des solutions à l'aide d'outils familiers comme Microsoft Visual Studio®.

Interfaces standard. Utilisez les interfaces courantes, comme Microsoft ActiveX® Data Objects (ADO), Extensible Markup Language (XML) et Hypertext Transfer Protocol (HTTP) Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV).

Pour plus d'informations sur le développement de solutions supplémentaires à l'intention de SharePoint Portal Server, voir le Kit de développement du logiciel SharePoint Portal Server (SDK).

Terminologie associée à SharePoint Portal Server

Le site du tableau de bord constitue une source individuelle et personnalisable d'accès aux informations provenant de toute une variété de sources de contenu, tout en assurant la sécurité des documents. Parmi les sources de contenu externes peuvent figurer d'autres espaces de travail SharePoint Portal Server, des sites intranet ou Internet, des arborescences de dossiers publics Microsoft Exchange 2000 et Microsoft Exchange Server 5.5, des bases de données Lotus Notes 4.6a+ et R5, des systèmes de fichiers locaux et des serveurs de fichiers réseau.

Espace de travail. L'espace de travail est un ensemble organisé de documents, de sources de contenu, de dossiers de gestion, de catégories, de profils de document, d'abonnements et de discussions. Il fournit un emplacement central pour organiser, gérer et publier les contenus.

Site du tableau de bord. Le site du tableau de bord est un site Web spécialisé, créé automatiquement avec l'espace de travail auquel il est associé. Il fournit une vue Web de l'espace de travail et permet aux utilisateurs, auxquels des rôles de consultation appropriés sont attribués, d'afficher et de gérer des documents dans l'espace de travail, ou encore de rechercher et d'afficher des contenus provenant d'autres sources. Il contient un certain nombre de pages, ou tableaux de bord, ainsi que des pages de personnalisation et des formulaires personnalisés de Composants Web.

Tableau de bord. Un tableau de bord est une page Web sur le site du tableau de bord. Chaque tableau de bord regroupe un ensemble de Composants Web en une vue modulaire pouvant être présentée aux utilisateurs dans un navigateur Web.

Composant Web. Un Composant Web est un élément personnalisable et réutilisable qui permet d'afficher des informations spécifiques sur un tableau de bord. Les Composants Web servent à associer un contenu de type Web (XML, HTML et script) à un ensemble spécifique de propriétés dans un cadre organisationnel.

Dossiers pour Composants Web. SharePoint Portal Server, situé dans le dossier Contenu du portail, associe ces dossiers à des Composants Web par défaut spécifiques sur le site du tableau de bord. Il applique un profil de document spécifique aux documents, en fonction du dossier dans lequel ils figurent. Par exemple, le dossier Liens rapides est associé au Composant Web Liens rapides et applique le profil de document Liens rapides à tous les documents qu'il contient.

Créateur de tableau de bord. Le créateur de tableau de bord est un programme exécuté en arrière-plan, qui assemble les Composants Web dans un format approprié à l'affichage et coordonne le fonctionnement général du site du tableau de bord.

Pour plus d'informations sur la technologie du tableau de bord Digital Dashboard, voir le Kit de ressources du tableau de bord Digital Dashboard (DDRK).

Consultation du site du tableau de bord par défaut

Le site du tableau de bord se compose de plusieurs tableaux de bord. Le premier tableau de bord par défaut se nomme la page d'accueil.

La page d'accueil est la première page à laquelle vous accédez en parcourant le site du tableau de bord par défaut. Elle vous permet d'accéder à tous les autres tableaux de bord du site et de consulter des informations relatives aux Composants Web.

un Composant Web de recherche doté d'un menu déroulant à partir duquel les utilisateurs peuvent sélectionner des zones de recherche et une zone de texte dans laquelle ils peuvent saisir les termes recherchés ;

un jeu de boutons de navigation permettant d'accéder à d'autres tableaux de bord : Accueil, Bibliothèque de documents, Catégories, Abonnements et Aide.

Selon votre rôle, d'autres liens vous permettant d'exécuter des tâches de gestion peuvent également être disponibles.

La page d'accueil par défaut contient quatre Composants Web par défaut supplémentaires : Nouvelles, Annonces, Liens rapides et Résumé des abonnements :

· Composant Web Nouvelles. Affiche la liste des éléments généraux susceptibles de vous intéresser, tels que les nouvelles de l'entreprise, des dépêches, etc. Par exemple, le Composant Web Nouvelles de la page d'accueil d'un groupe Ventes et Marketing peut afficher les chiffres de vente d'un trimestre ou des communiqués de presse.

· Composant Web Annonces. Affiche les annonces d'une entreprise, les événements par service, etc. Par exemple, le Composant Web Annonces du site du tableau de bord d'un groupe Ventes et Marketing peut contenir des annonces concernant un nouvel employé ou le rappel d'une réunion planifiée au sein d'un service.

· Composant Web Liens rapides. Affiche des liens vers d'autres informations intéressantes, telles que les ressources d'une société. Par exemple, le Composant Web Liens rapides du site du tableau de bord d'un groupe Ressources humaines peut contenir des liens vers des emplois vacants ou des informations sur les avantages.

· Composant Web Résumé des abonnements. Récapitule les notifications d'abonnement de l'utilisateur courant. Si un document, un dossier, une catégorie ou un ensemble de résultats de recherche s'avèrent utiles pour vous, vous pouvez vous abonner au contenu correspondant et SharePoint Portal Server vous avertira de toute modification affectant ces éléments.

Vous pouvez enrichir votre site du tableau de bord en ajoutant des Composants Web affichant des informations commerciales telles que des nouvelles et des téléscripteurs, des outils de collaboration tels que Microsoft Outlook® ou des informations générales comme la météo ou des itinéraires routiers.

Les utilisateurs accèdent au site du tableau de bord à l'aide d'un navigateur Web, tel que Microsoft Internet Explorer ou Netscape Navigator. Il n'est pas nécessaire d'installer les composants clients pour accéder à SharePoint Portal Server par l'intermédiaire du site du tableau de bord.

Vous pouvez utiliser les navigateurs suivants avec un système d'exploitation Microsoft Windows® :

· Netscape Navigator version 4.51 ou ultérieure (pour les versions italienne et espagnole de SharePoint Portal Server)

· Netscape Navigator version 4.7x ou ultérieure (pour les versions anglaise, française, allemande et japonaise de SharePoint Portal Server)

Aucun autre système d'exploitation ou navigateur Web n'est actuellement pris en charge.

En outre, vous devez activer la prise en charge de Microsoft Jscript® ou Netscape JavaScript dans votre navigateur pour que le site du tableau de bord fonctionne.

Pour utiliser le site du tableau de bord avec Netscape Navigator, vous devez utiliser le gestionnaire des services Internet pour activer l'authentification de base du nœud de l'espace de travail sur le site Web par défaut. Pour que les discussions fonctionnent avec Netscape Navigator, vous devez également activer l'authentification de base pour le nœud MSOffice.

Tous les utilisateurs peuvent accéder aux sous-tableaux de bord ou aux pages du site du tableau de bord par défaut :

· Accueil. Renvoie à la page d'accueil. Dans la mesure où ce lien est personnalisable, son nom peut changer.

· Bibliothèque de documents. Affiche les dossiers et sous-dossiers comportant le contenu de l'espace de travail. Les utilisateurs affectés du rôle approprié peuvent gérer leurs documents à partir de la bibliothèque de documents.

Les utilisateurs auxquels le rôle de coordinateur a été attribué peuvent accéder aux sous-tableaux de bord ou pages supplémentaires suivants

- Gestion. Gère les abonnements d'un autre utilisateur ainsi que les discussions sur le Web dans l'espace de travail et vide le cache d'application du site du tableau de bord.

- Contenu. Personnalise et gère les Composants Web qui apparaissent sur les pages du site du tableau de bord, puis spécifie le contenu à afficher dans ces Composants Web.